Högre nytta av dokument- och ärendehanteringssystemet

September 11, 2017

Klicka här för att ladda ner inlägget som en PDF:

 

Hur får vi ökad nytta av vårt dokument- och ärendehanteringssystem (D&Ä)

 

En stor andel av de organisationer som investerat i dokument- och ärendehanteringssystem har inte uppnått hela syftet med inköpet. Att uppnå syftet är viktigt eftersom upphandling och införskaffning av den här systemtypen är en kostsam investering både i tid och pengar för den offentliga organisationen.

Som utgångspunkt för inköpet så har köparen formulerat en strategi som ofta beskriver en högre servicegrad, bättre tillgänglighet och ökad kvalité till medborgare och företag. Detta samtidigt som att organisationen får tillgång till modern teknik och bra arbetshjälpmedel som förenklar och effektiviserar arbetet.

Det har nu visat sig att i många fall använder man bara en bråkdel av de funktioner som finns i IT-systemet som köpts in. Vanligt är att det bara är diariesystemet som tagits i fullt bruk och övriga funktioner användes endast delvis eller inte alls.

 

I denna artikel så redogör Strandgården Konsult för de huvudsakliga orsakerna  till detta och hur organisationen bör arbeta för att uppnå syftet med inköpet av D & Ä system.

 

Orsakerna till att målen inte uppnåtts

Följande orsaker är vanligt förekommande hos köparen (kommunen, myndigheten)

  • Den första installationen av systemet blev mycket problematisk och tidsplanen hölls inte

  • Leverantören hade svårt att eller kunde inte uppfylla kraven de lovat

  • Det var mycket svårt att bara få de grundläggande funktionera på plats

  • När Leverantören vunnit avtalet så var de mindre intresserade av att förverkliga våra mål

  • Allt vi behövde göra för att få ett bra system kostade extra

  • Leverantören saknar kompetens och förstår dessutom inte hur vi arbetar

  • Många tröttnade och förtroendet för projektet och D&Ä systemet sjönk till botten

Hos leverantörerna inom branschen är följande kommentarer vanliga

  • När upphandlingen har lågt pris som kriterium så kan vi bara leverera minimum

  • Det var inte skrivet i klartext hur kravet skulle uppfyllas

  • Om vi förstått verksamhetsprocesserna bättre så hade vi behövt ha ett högre pris

  • Vårt system löser kravet på sitt sätt, men det var inte så kunden vill ha det

  • Vi måste samverka med kunden för att konfigurera systemet på rätt sätt

  • Det är en process över tiden att införa ett dokument- och ärendehanteringssystem

Är det möjligt att rädda de satsade pengarna?

En viktig frågeställning är om de offentliga organisationerna kan uppnå en utväxling på sina gjorda investeringar eller om pengarna är kastade i sjön. Organisationen betalar dessutom regelbundet s.k. underhållsavgifter för funktioner i systemet som inte användes.

 

Det är under vissa förutsättningar möjligt för de offentliga organisationerna att ta tillvara sina satsade pengar.

 

Det är två huvudsakliga nytto-områden i strategierna för digitalisering inom offentlig sektor, det är

  • Effektivitet i den egna organisationen och

  • Hög servicegrad till medborgare, företag och andra myndigheter

Arbetet med att ta tillvara investeringen in D & Ä systemet måste fokusera på dessa nytto-områden. Detta i sin tur genom att genom att arbeta med vidareutveckling av sina verksamhetsprocesser och lämpliga funktioner i det köpta systemet.

 

Ett verksamhetssystem för stora grupper användare men som är ineffektivt och exempelvis skapar 1 timma  merarbete per vecka för en grupp på 500 anställda innebär en onödig kostnad på                   ca 9 MSEK/år  förutom all irritation. På motsvarande sätt uppstår stora negativa konsekvenser hos medborgare m.fl. när servicenivån är låg.    

 

Det är emellertid viktigt att göra nyttoanalyser för att motivera vilka delar av dokument- och ärendehanteringssystemet som bör tas i bruk och hur servicen mot medborgare m.fl. påverkas.

 

I denna analys framkommer nyttor, nya resurser och kostnader som måste allokeras för genomförandet av valda projekt.

 

Strandgården föreslår att ni arbetar med följande modell för att öka nyttjandet

  • Analysera om det befintliga systemet är rätt lösning för att uppfylla mål och visioner i strategin

  • Viktiga verksamhetsprocesser mappas mot möjligt systemstöd

  • Initierad analys inför utveckling av verksamhetsprocesser och tjänster   

  • Genomför en nyttoanalys och tillför budget för beslutade projekt

  • Säkerställ att leverantören har kompetens och att de kan arbeta mot samma mål som kunden

  • Organisera samverkansarbetet med en professionell utvecklings- och förvaltningsmodell.

  • Genomför valda förbättringsprojekt ett i taget

  • Säkerställ resultat med agila och transparanta arbetsformer, där användargrupper ingår i projekten.

Strandgården Konsult

 

Strandgården har erfarenhet och kompetens inom detta område, med kunskap om de olika dokument- och ärendehanteringssystemen och leverantörernas förmågor. Vi kan ingå som expertkonsulter i kundens arbete med att få ökad nytta av sitt befintliga system. 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Utvalda inlägg

Några enkla steg för att förbereda ditt bolag för försäljning

January 3, 2018

1/4
Please reload

Senaste inlägg

March 5, 2019

Please reload

Arkiv
Please reload

Sök efter taggar
Följ oss
  • LinkedIn Social Icon
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square